これは、2012年4月6日にブログのほうで紹介した記事です。参照が多いようですので、こちらでも紹介します。
規程のなかでも結構手を焼くのが業務分掌に関わるものだと思います。
面倒で「当社は業務分掌規程は持っていません」というところも多いことでしょう。
とはいえ、必要に迫られることも多々あります。しかし規程を持つと、今度は組織変更があるたびに変更しなければならず、これまた面倒です。
業務分掌を効率よく、組織変更にあわせて漏れなく、書換えを簡単にできないか。
これに対する答えが、Excelを利用して業務分掌規程を作成する方法です。
１．まず、規程にある業務分掌の項目をそれぞれの組織ごとにExcelのシートに入力していきます。
まだ規程を持っていない場合には、組織名の下に、イメージされる業務内容を書き込んでいきます。
このとき、組織名の列（たとえばA列）と、業務内容にあたる項目は別の列（こちらはB列）にしましょう。
２．Excelに記入している途中、気づいた点があればどんどん追加していきます。
このとき、プランを作成する組織、実行する組織、と分けて考えると業務分掌が明確になります。
たとえば事業部門の場合、予算作成は部門のなかの管理系グループまたは部門長が作成すると思いますので、ここが予算作成と管理を行います。これに対してこの下に位置する実行部署には、業務設計や運営、クライアント管理などが割り振られるようになると考えます。
３．Excelに、自社に必要な業務項目がすべて書き込まれた時点で、今度はその組織の顔ぶれ（人材）を見ながら、調整を行います。
４．確定したExcelの内容を、メモ帳のようなエディターソフトにコピーし、さらにこれをWordに移して、編集します。
５．組織変更があるたびに、Excelのシートに戻って上記を繰り返せば、漏れがなく、論理的な業務分掌が作成可能です。